Excel Onay Kutuları ve Dashboard Satış Raporu

Bu kaynak, Microsoft Excel’de interaktif bir Dashboard satış raporu oluşturmak için onay kutularının (checkbox) ve ÇOKETOPLA (SUMIFS) formülünün kullanımını detaylandırmaktadır. Temel amaç, dinamik bir raporlama aracı oluşturmak, farklı zaman dilimlerine (haftalık, aylık, yıllık) ait satış verilerini otomatik olarak getirmek ve bu verilerin görünürlüğünü onay kutuları aracılığıyla kontrol etmektir. Ayrıca, harici bir satış listesi dosyasından veri çekme ve bu verileri otomatik olarak yenileme süreçleri de anlatılmaktadır.

En Önemli Fikirler ve Gerçekler:

• Dinamik Raporlama için ÇOKETOPLA Formülü: Raporun temelini oluşturan satış toplamlarını hesaplamak için ÇOKETOPLA (SUMIFS) formülü kullanılır. Özellikle tarihler gibi aralıklı kriterler (büyüktür, küçüktür) söz konusu olduğunda, pivot tablolar yerine formül kullanımının zorunlu olduğu belirtilmiştir.

◦ Kaynaktan Alıntı: “tarihlerde özellikle büyüktür küçüktür gibi şartlar varsa mutlaka formül kullanmak zorundayız”

◦ Formül, belirli bir tarih aralığındaki satış tutarlarını toplamak için ÇOKETOPLA(satış tablosundaki satış tutarı; tarih sütunu; “>=”&başlangıç tarihi; tarih sütunu; “<=”&bitiş tarihi) yapısıyla kullanılır.

• Harici Veri Kaynağından Veri Çekme ve Yenileme: Satış verileri, ayrı bir Excel dosyasındaki bir satış listesinden alınır. Bu, raporun her güncellendiğinde ana dosyanın da güncellenmesini sağlar.

◦ Veri alım süreci, “Veri” menüsündeki “Veri Al” seçeneği ile Excel çalışma kitabından yapılır.

◦ Alınan veriye bir tablo adı verilir (örneğin “Satis”).

◦ Verinin otomatik olarak yenilenmesi için “Bağlantı Özellikleri” kısmından “Dosyayı açarken yenile” veya belirli aralıklarla yenileme seçenekleri kullanılabilir. Manuel yenileme için sağ tıklayıp “Yenile” seçeneği de mevcuttur.

◦ Kaynaktan Alıntı: “bu dosya değiştikçe bizim raporlarımız da otomatik olarak değişsin” ve “sağ butona basıp buradan yenile dediğiniz zaman gidecek diğer Excel dosyasına bağlanıp oradaki veriyi otomatik olarak buraya alacak”

• Onay Kutularıyla Veri Görünürlüğünü Kontrol Etme: Dashboard üzerindeki haftalık, aylık ve yıllık satış verilerinin görünürlüğü, ilgili onay kutularının işaretlenip işaretlenmemesine bağlıdır.

◦ Bu kontrol, EĞER (IF) formülü kullanılarak sağlanır. Formülün mantığı şu şekildedir: EĞER(Onay Kutusu İşaretli İse; İlgili Satış Değerini Getir; Değilse Boş Bırak)

◦ Kaynaktan Alıntı: “onay kutusu işaretliyse bunun gelmesi lazım şu formülde yaptığımız gibi yapacağız aynısını şöyle büyüteyim bakın burada ne yapmıştık eşittir eğer B2 işaretli ise bunu getir değilse boş getir mantığı burada da geçerli”

◦ Onay kutularının hücrelere bağlantısı önemlidir ve formülde bu bağlantı doğru şekilde referans alınmalıdır. (Örnekte F2 ve J2 referansları geçmektedir.)

• Dashboard Tasarımı ve Biçimlendirme: Hesaplanan satış değerleri, birleştirilmiş ve ortalanmış hücrelere getirilerek dashboard üzerinde sunulur. Binlik ayraçları gibi temel biçimlendirmeler de uygulanır.

• Gelecek Geliştirmeler: Videonun sonunda, aylık ve yıllık satış verilerinin grafiklere dökülmesi ve bu grafiklerin de onay kutularıyla kontrol edilmesi gibi sonraki adımlardan bahsedilmektedir.

Önemli Kavramlar:

• Dashboard Raporlama: Verilerin görsel ve etkileşimli bir şekilde sunulduğu raporlama türü.

• ÇOKETOPLA (SUMIFS): Çoklu kriterlere göre toplam alma formülü.

• Onay Kutusu (Checkbox): Kullanıcının bir seçeneği aktif veya pasif hale getirmesini sağlayan form denetimi.

• Veri Bağlantısı: Harici bir veri kaynağını Excel dosyasına bağlama işlemi.

• Veri Yenileme: Bağlantılı veri kaynağındaki değişiklikleri Excel dosyasına aktarma.

Bu briefing dokümanı, verilen kaynaklardan elde edilen temel bilgileri ve önemli noktaları özetlemektedir. Dashboard oluşturma sürecindeki adımları, kullanılan formülleri ve veri yönetimini vurgulamaktadır.