1. Excel Formüllerinin Temel Kuralları

İç içe formül kullanımında ustalaşmadan önce bilinmesi gereken temel kurallar ve en iyi uygulamalar:

• Formül Başlatma Yöntemleri:
  • Standart: Formüller her zaman Eşittir (=) işareti ile başlar. Bu, temel kuraldır.
  • Alışkanlık: Özellikle geniş klavye kullananlar arasında pratikliği nedeniyle Artı (+) işareti ile formüle başlamak yaygın bir alışkanlıktır. Excel, bu durumda formülün başına otomatik olarak = işaretini ekler.
  • Az Bilinen Yöntem: Eksi (-) işareti ile de formül başlatılabilir. -1 * -1 gibi bir işlem yapıldığında, Excel bunu bir formül olarak algılar ve başına = işaretini koyarak sonucu 1 olarak döndürür.
• Parantez Kullanımı:
  • Kapanış Zorunluluğu: “Açtığımız her Parantezi kapatırız.” Bu, iç içe formüllerde özellikle kritik olan temel bir kuraldır.
  • Otomatik Tamamlama: Basit formüllerde, en sondaki parantez unutulsa dahi Excel bu parantezi otomatik olarak kapatabilir. Ancak karmaşık ve iç içe formüllerde bu duruma güvenilmemeli, her açılan parantez manuel olarak kapatılmalıdır.
• Çift Tırnak (") İşaretinin Rolü:
  • Kullanım Amacı: Formül içerisinde metinsel ifadeleri belirtmek için kullanılır. Sayısal veriler veya hücre başvuruları için kullanılmaz.
  • Kural: Çift tırnak işareti hiçbir zaman tek başına kullanılmaz; daima bir açılış ve bir kapanış tırnağı olmak üzere çift olarak kullanılır.
  • Örnek: =EĞER(A11="a"; "A grubu"; "farklı grup") formülünde “a”, “A grubu” ve “farklı grup” ifadeleri metin olduğu için çift tırnak içine alınmıştır.
  • Sayısal İstisna: =EĞER(A12=2; ...) formülünde 2 bir sayı olduğu için tırnak işareti kullanılmaz.

3. İç İçe Formül Kullanım Mantığı ve Uygulamaları

İç içe formüller, kullanıcıların en sık hata yaptığı alanlardan biridir. Hatalar genellikle unutulan parantezler, noktalı virgüller veya çift tırnaklardan kaynaklanır. Eğitimde, bu formüllerin mantığı ve uygulanışı örneklerle açıklanmıştır.

Temel Mantık: Bir formül (örneğin EĞER) yazarken içine başka bir formül (örneğin TOPLA) yazmaya başladığınız an, dıştaki formülün kurallarından geçici olarak çıkıp içteki formülün kurallarına geçersiniz. İçteki formülün parantezini kapattığınızda ise tekrar dıştaki formülün yapısına geri dönersiniz.

Uygulamalı Formül Örnekleri

Aşağıdaki tabloda, eğitim sırasında çözülen problemler ve bu problemlere karşılık gelen iç içe formül çözümleri yer almaktadır. Veri aralığı olarak A3:A11 kullanılmıştır.

Önemli Not: ÇOKEĞERSAY gibi formüllerde ">=34" gibi koşullar, büyüktür/küçüktür işaretleri içerdiği için Excel tarafından metinsel bir koşul olarak algılanması amacıyla çift tırnak içine alınmalıdır. Bu durum, EĞER(A3=2) gibi doğrudan sayısal karşılaştırmalardan farklıdır.

4. Excel’de Verimlilik ve En İyi Uygulamalar

Formül yazmanın ötesinde, Excel’i verimli kullanmak için paylaşılan pratik ipuçları bulunmaktadır.

• Hücreleri Doğru Temizleme:
  • Yanlış Yöntem: Delete tuşuna basmak. Bu tuş yalnızca hücrenin içeriğini siler; hücre biçimlendirmesini (renk, kenarlık, gölge vb.) silmez.
  • Doğru Yöntem: Giriş > Temizle > Tümünü Temizle komutunu kullanmak. Bu işlem, hücrenin içeriğini, biçimlendirmesini ve yorumlarını tamamen kaldırır.
  • Klavye Kısayolu (Türkçe Excel): Alt + Ş + T + E + M
• “Beş Tekrar Kuralı”:
  • İlke: “Aynı işi 5 kereden fazla yapıyorsanız mutlaka onun kısa yolu vardır.”
  • Uygulama Örneği (Boş Satırları Silme): Bir listede dağınık halde bulunan çok sayıda boş satırı tek tek silmek yerine, verimli yöntem şudur:
    1. İlgili aralığı seçin.
    2. Bul ve Seç > Özel Git menüsünü açın.
    3. Boşluklar seçeneğini işaretleyip Tamam‘a tıklayın. Bu, aralıktaki tüm boş hücreleri seçecektir.
    4. Seçili hücrelerin üzerinde sağ tıklayıp Sil > Hücreleri Yukarı Sürükle veya Tüm Satırı Sil seçeneklerinden uygun olanını seçin.

5. Öne Çıkan Yeni Excel 365 Özellikleri

Eğitimde, Microsoft 365 aboneleri için sunulan bazı yeni ve güçlü özelliklere de değinilmiştir.

• Dinamik Formül Yazımı: Formüllerin başına veya sonuna nokta (.) koyarak dinamik aralıklar oluşturma yeteneği. Örneğin, bir formülün sadece veri içeren aralığı toplamasını sağlamak gibi.
• Hücreye Odaklanma (Hücreye Odakla): Görünüm sekmesinde yer alan bu özellik, tıklanan hücreyi otomatik olarak renklendirerek takibi kolaylaştırır. Önceden bu işlevsellik yalnızca VBA makroları ile mümkündü.
• Yeni Fonksiyonlar: AL (TAKE) ve BIRAK (DROP) gibi veri dizileriyle çalışmayı kolaylaştıran yeni formüller.
• Gezinti Bölmesi (Gezinti): Özellikle çok sayıda sayfa içeren dosyalarda, sayfalar ve tablolar arasında hızlıca geçiş yapmayı sağlayan bir panel.

6. Excel Felsefesi ve Temel Prensipler

Eğitimin sonunda, Excel’e yönelik zihinsel yaklaşımı şekillendiren üç temel ilke özetlenmiştir. Bu prensipler, kullanıcıların programla daha sağlıklı bir ilişki kurmasına yardımcı olmayı amaçlar.

1. Excel Basit Bir Programdır: “Excel karışık bir program değildir, çok net, Excel çok basit bir programdır.” Doğru kurgulandığında ve temel kurallara uyulduğunda her işlem basittir.
2. Verimlilik Odaklı Tasarım: Excel’deki her özellik ve formül, kullanıcının işini “daha hızlı ve verimli yapması üzerine kurulmuştur.”
3. Tekrarlayan İşlemlerin Çözümü Vardır: Eğer bir görev sürekli tekrar ediliyorsa (beş kereden fazla), bu görevi otomatikleştirecek veya hızlandıracak bir özellik, formül veya kısayol mutlaka mevcuttur.

Excel’in Yazılı Olmayan 4 Kuralı: Yaygın Hatalar ve Şaşırtıcı Çözümleri

Excel’i Gerçekten “Biliyor” musunuz?

Çoğumuz Excel’i her gün kullanırız, ancak genellikle aynı bildik yöntemlere sadık kalırız. Oysa programın temelinde, öğrendiğinizde sizi saatler süren hatalardan ve verimsizlikten kurtaracak bazı şaşırtıcı sırlar gizlidir. Bu makale, Excel’deki en etkili ve az bilinen dört temel kuralı ortaya çıkararak çalışma şeklinizi dönüştürecek.

1. ‘Delete’ Tuşu Sandığınız Gibi Çalışmıyor: Gizli Biçimlendirme Kabusu

Hepimizin ortak bir alışkanlığı var: Bir grup hücreyi temizlemek istediğimizde seçer ve klavyedeki Delete tuşuna basarız. Ancak burada çok önemli bir yanılgı yatıyor. Delete tuşu hücrelerin yalnızca içeriğini (verileri) siler, biçimlendirmesini (hücre rengi, kalın metin, kenarlıklar vb.) silmez.

Örneğin, kırmızı ve kalın metinle biçimlendirilmiş bir hücredeki sayıyı Delete tuşuyla sildiğinizi düşünün. O hücreye yeni bir sayı yazdığınızda, yeni sayının da otomatik olarak kırmızı ve kalın olduğunu görürsünüz. Bu durum yalnızca profesyonel olmayan bir görünüme yol açmakla kalmaz; aynı zamanda koşullu biçimlendirme kurallarını bozabilir, veri doğrulamalarını yanıltabilir veya hücre formatına dayalı formüllerin sessizce başarısız olmasına neden olabilir.

Doğru Yöntem: Tümünü Temizle

Hücreleri içeriği ve biçimlendirmesiyle birlikte tamamen temizlemenin doğru ve eksiksiz yolu şudur:

1. Temizlemek istediğiniz hücreleri seçin.
2. Giriş sekmesine gidin.
3. Düzenleme grubunda, Temizle‘ye tıklayın.
4. Tümünü Temizle seçeneğini belirleyin.

Bu yöntemi kullanmak, e-tablolarınızın her zaman temiz, öngörülebilir ve hatasız kalmasını sağlamanın en garantili yoludur.

2. Formüller Sadece Eşittir (=) ile Başlamaz

Excel’de formüllerin eşittir işareti (=) ile başladığı evrensel bir kuraldır. Birçok deneyimli kullanıcı, özellikle sayısal tuş takımı (numpad) kullanıyorsa, alışkanlık olarak artı (+) işaretiyle de formül başlatır.

Ancak en şaşırtıcı ve az bilinen yöntem, bir formülü eksi işareti (-) ile başlatmaktır. Mantığı oldukça basittir: Excel, bu girişi doğrudan matematiksel bir işlem olarak kabul eder. Örneğin, bir hücreye -1 * -1 yazıp Enter’a bastığınızda, Excel bunu bir formül olarak işler ve sonucu 1 olarak hesaplar. Bu işlemi yaptıktan sonra formül çubuğuna bakarsanız, Excel’in formülü standart hale getirmek için başına otomatik olarak bir = işareti eklediğini görürsünüz. Bu küçük bilgi, = işaretinin temel standart olduğunu, + ve - işaretlerinin ise Excel’in çözdüğü birer giriş kısayolu olduğunu gösterir.

3. Çift Tırnak Kuralının Ardındaki Mantık

Formüllerde çift tırnak (") kullanımı, çoğu zaman kafa karıştırıcı olabilir. Temel kural, çift tırnağın formül içindeki metin tabanlı ifadeleri ("A Grubu" veya "Farklı Grup" gibi) belirtmek için kullanılmasıdır. Peki, neden bazı durumlarda sayılarla ilgili koşullar da tırnak içine alınır?

Cevap, Excel’in bu ifadeleri nasıl yorumladığında yatar. İki durumu karşılaştıralım:

Durum 1: Fonksiyonu (Doğrudan Mantıksal Sınama)

=EĞER(A1=2, "Doğru", "Yanlış") gibi bir formülde, A1=2 kısmı doğrudan bir mantıksal işlemdir. Excel bu ifadeyi anında değerlendirir ve DOĞRU ya da YANLIŞ sonucunu üretir. Burada 2 bir sayıdır ve karşılaştırma doğrudan yapıldığı için tırnak işaretine gerek yoktur.

Durum 2: Fonksiyonu (Metin Olarak Kriter Belirtme)

=EĞERSAY(A1:A10, ">34") gibi bir formülde ise durum farklıdır. Buradaki ">34" ifadesi, formülün içinde anında işlenen bir mantıksal sınama değildir. Bu, EĞERSAY fonksiyonuna “git ve bu aralıkta bu kurala uyan hücreleri ara” demek için gönderilen metin tabanlı bir talimattır (kriter dizesi). Büyüktür (>) sembolü sayısal bir değer olmadığından, Excel’in bu talimatı doğru anlaması için tüm kriterin bir metin olarak tırnak içine alınması gerekir.

Bu ayrımı anlamak, kafa karıştırıcı formül hatalarından kaçınmanın ve karmaşık işlevleri daha kolay çözmenin anahtarıdır.

4. Excel’deki En Değerli Kural: 5 Tekrar Prensibi

Şimdi, belki de Excel’de ustalaşmak için ezberleyeceğiniz tüm fonksiyonlardan daha değerli olan felsefi bir kurala geldik. Bu ilke, bir işi ne zaman manuel yapmayı bırakıp daha akıllı bir yol aramanız gerektiğine karar vermenize yardımcı olan bir düşünce yapısıdır.

aynı işi 5 kereden fazla yapıyorsanız… mutlaka onun kısa yolu vardır.

Bu prensibi basit bir örnekle açıklayalım: Bir tabloda 5’ten fazla boş satır silmeniz gerektiğini fark ettiniz. Bunları tek tek silmek yerine, aklınıza hemen bu kural gelmelidir. Verimli yol şudur: İlgili aralığı seçin, Bul ve Seç > Özel Git > Boşluklar menüsüne gidin ve seçilen tüm boş hücreleri tek seferde silin.

Bu zihniyet, herhangi bir tekil fonksiyondan çok daha etkilidir çünkü sizi sürekli olarak verimlilik aramaya ve Excel’de ustalaşmaya teşvik eder.

Daha Akıllı Çalışmaya İlk Adım

Bu dört temel prensibi anladığınıza göre, Excel’in aslında ne kadar mantıklı bir program olduğunu görebilirsiniz. Gerçek ustalık, yüzlerce formülü ezberlemekten değil, bu temel kuralları anlamaktan geçer. Şimdi kendinize sormanız gereken o kritik soru geliyor:

“Bugün iş akışınızda 5’ten fazla tekrar ettiğiniz hangi görev var ve bunun daha akıllı bir yolu olabilir mi?”