Excel’de stok takibi yapmak için pahalı bir yazılımla başlamak zorunda değilsiniz. Küçük bir işletme, depo, atölye veya kişisel ürün listesi için ürün kartları, hareket kaydı ve anlık stok sayfalarından oluşan düzenli bir sistem kurabilirsiniz.
Bu güncel yöntemde sabit 25 satırlık aralıklar yerine Excel Tabloları kullanıyoruz. Yeni kayıt ekledikçe formüller ve listeler otomatik genişler.
Kuracağımız stok takip sistemi
Çalışma kitabında üç sayfa kullanacağız:
- Ürünler: Ürün kodu, ürün adı, birim ve minimum stok.
- Hareketler: Her giriş ve çıkış işleminin tek tek kaydı.
- Stok: Toplam giriş, toplam çıkış, anlık stok ve sipariş uyarısı.
Ürün adları birbirine benzeyebileceği için hesaplamaları Ürün Kodu üzerinden yapmak daha güvenlidir.
1. Ürünler sayfasını hazırlayın
Ürünler sayfasında şu başlıkları kullanın:
| Ürün Kodu | Ürün Adı | Birim | Minimum Stok |
|---|---|---|---|
| URN-001 | A Ürünü | Adet | 20 |
| URN-002 | B Ürünü | Adet | 10 |
Aralığın içinde bir hücre seçip Ctrl + T tuşlarına basın ve “Tablomun başlıkları var” seçeneğini işaretleyin. Tablo adını TblUrun yapın.
Tablo kullanmanın avantajı, yeni ürün eklediğinizde aralığın otomatik büyümesi ve formüllerin yeni satırlara taşınmasıdır.
2. Hareketler sayfasını oluşturun
Giriş ve çıkışları ayrı sayfalarda tutmak yerine tek bir hareket tablosu kullanmak hata riskini azaltır. Şu sütunları açın:
- Tarih
- Belge No
- İşlem Türü
- Ürün Kodu
- Miktar
- Açıklama
Bu alanı da Ctrl + T ile tabloya dönüştürün ve tablo adını TblHareket yapın.
Veri doğrulama ekleyin
İşlem Türü sütununda yalnızca Giriş ve Çıkış değerleri kullanılmalı. Veri → Veri Doğrulama → Liste bölümünde kaynak olarak şu iki değeri yazın:
Giriş;ÇıkışÜrün Kodu sütununu da Ürünler tablosundaki kodlara bağlayın. En uyumlu yöntem, TblUrun[Ürün Kodu] sütununa UrunKodlari adını vermek ve veri doğrulama kaynağı olarak =UrunKodlari kullanmaktır.
Bugünün tarihini hızlı girmek için Ctrl + ; kısayolunu kullanabilirsiniz.
3. Anlık stok tablosunu kurun
Stok sayfasında şu sütunları oluşturun:
- Ürün Kodu
- Ürün Adı
- Minimum Stok
- Toplam Giriş
- Toplam Çıkış
- Anlık Stok
- Durum
Bu alanı tabloya çevirip adını TblStok yapın. Ürün kodlarını ürün listenizden getirin.
Toplam giriş formülü
=ÇOKETOPLA(TblHareket[Miktar];TblHareket[Ürün Kodu];[@[Ürün Kodu]];TblHareket[İşlem Türü];"Giriş")Toplam çıkış formülü
=ÇOKETOPLA(TblHareket[Miktar];TblHareket[Ürün Kodu];[@[Ürün Kodu]];TblHareket[İşlem Türü];"Çıkış")Anlık stok formülü
=[@[Toplam Giriş]]-[@[Toplam Çıkış]]Örneğin bir üründen 100 adet giriş ve 35 adet çıkış varsa anlık stok 65 olur.
4. Kritik stok uyarısı ekleyin
Anlık stok minimum seviyeye geldiğinde kullanıcıyı uyarmak için Durum sütununa şu formülü yazın:
=EĞER([@[Anlık Stok]]<=[@[Minimum Stok]];"Sipariş Ver";"Yeterli")Ardından Koşullu Biçimlendirme ile “Sipariş Ver” hücrelerini kırmızı, “Yeterli” hücrelerini yeşil gösterebilirsiniz. Negatif stokları ayrıca koyu kırmızıyla işaretlemek, hatalı veya gecikmiş kayıtları hızlıca fark etmenizi sağlar.
5. Sistemi test edin
- URN-001 için 100 adet Giriş kaydı oluşturun.
- Aynı ürün için 35 adet Çıkış kaydı ekleyin.
- Stok sayfasında Anlık Stok değerinin 65 olduğunu kontrol edin.
- Minimum Stok değerini 70 yapın; Durum sütununda “Sipariş Ver” uyarısı görünmelidir.
6. Aylık stok raporu hazırlayın
Hareket tablosunu kaynak seçerek Ekle → Özet Tablo yolunu izleyin. Satırlara Ürün Adı veya Ürün Kodu, sütunlara İşlem Türü, değerlere Miktar ekleyebilirsiniz. Tarih alanını ay ve yıl olarak gruplayarak aylık giriş-çıkış raporu hazırlayabilirsiniz.
Sık yapılan hatalar
- Ürün adını elle yazmak: Yazım farkları aynı ürünü iki farklı ürün gibi gösterebilir.
- Sabit aralık kullanmak: Yeni satırlar hesaplamaya girmeyebilir; Excel Tablosu kullanın.
- Çıkış miktarını eksi girmek: İşlem Türü zaten yönü belirliyor; miktarı pozitif girin.
- Formülleri elle kopyalamak: Tablo sütunlarında formül otomatik yayılmalıdır.
- Yedek almamak: Dosyanın tarihli kopyalarını saklayın.
Excel ne zaman yeterli olmaz?
Bu yöntem küçük ve orta büyüklükteki tek kullanıcılı stoklar için uygundur. Aynı anda çok sayıda kullanıcı, seri/lot takibi, barkod entegrasyonu, yetkilendirme, muhasebe bağlantısı veya çoklu depo gerekiyorsa özel bir stok programına geçmek daha doğru olur.
Sonuç
Excel Tabloları, veri doğrulama, ÇOKETOPLA, EĞER ve koşullu biçimlendirme ile büyüyebilen ve kontrol edilebilir bir stok takip sistemi kurabilirsiniz. Önce birkaç örnek hareketle test edin; sonuçlar doğruysa gerçek kayıtları girmeye başlayın.
Excel’i iş hayatındaki gerçek örneklerle öğrenmek için Vidoport Excel eğitimlerini inceleyebilirsiniz.